La dématérialisation

La dématérialisation c'est la transformation de vos documents papiers en documents sur fichiers informatiques. Elle peut concerner vos courriers, factures, bulletins de salaire...

 

Concrètement, deux types de dématérialisation sont possibles:

- La dématérialisation à la source qui consiste à ne pas produire de documents sous formats papiers et à les créer directement de manière numérique.

- La dématérialisation à postériori où il va falloir numériser les documents reçus. 

 

Quels avantages ?

Si son plus grand avantage est évidemment un gain de temps et de place pour l'archivage, ce n'est pas son seul atout !

La dématérialisation permet non seulement d'éliminer les exemplaires papiers mais aussi de faire de multiples sauvegardes sur différents types de supports.  Plus de risque de perdre ou de détériorer un document important.

 

Pour vous, professionnels, c'est un réel bénéfice économique. Plus de dépenses inutiles en photocopies ou impressions pour les différents services. Plus de risques de perdre des clients ou des marchés par des courriers qui n'arrivent jamais ou des envois hors délais. Vous pouvez même aller plus loin pour améliorer vos processus à l'aide de logiciel d'indexation ou en acquérant une signature électronique pour authentifier l'intégrité de vos documents.

 

Il faut aussi savoir que certains appels d'offres imposent une réponse dématérialisée. Ces procédures se généralisant, vous avez donc tout intérêt à adopter dès à présent la dématérialisation afin de vous adapter à votre rythme.

 

Quels que soient vos besoins, votre Assistante-Secrétaire indépendante peut vous aider à mettre en place votre dématérialisation ou numériser vos documents. Pensez-y !